Планування успіху в бізнесі

Після того, як ваш бізнес почав працювати, важливо планувати та чітко керувати його фінансовими показниками. Створення процесу бюджетування є найефективнішим способом підтримувати свій бізнес та його фінанси на правильному шляху.

Цей посібник описує переваги бізнес-планування та бюджетування та пояснює, як це зробити. Він пропонує дії, які допоможуть вам ефективніше керувати фінансовим становищем вашого бізнесу та переконатися, що ваші плани практичні.

Планування успіху в бізнесі

Коли ви керуєте бізнесом, легко загрузнути в повсякденних проблемах і забути ширшу картину. Однак успішні підприємства витрачають час на створення та управління бюджетами, підготовку та перегляд бізнес-планів і регулярний моніторинг фінансів і ефективності.

Структуроване планування може вплинути на розвиток вашого бізнесу. Це дозволить вам зосередити ресурси на підвищенні прибутків, зменшенні витрат і збільшенні віддачі від інвестицій.

Насправді, навіть без офіційного процесу багато підприємств виконують більшість заходів, пов’язаних із бізнес-плануванням, як-от роздум про сфери зростання, конкурентів, грошові потоки та прибуток.

Перетворення цього на злагоджений процес для управління розвитком вашого бізнесу не повинно бути складним або трудомістким. Найголовніше, щоб плани складалися, вони були динамічними і доводилися до всіх учасників. Перегляньте сторінку цього посібника про те, що потрібно включити у свій річний план.

Переваги

Ключова перевага бізнес-планування полягає в тому, що воно дає змогу сфокусуватись на напрямку вашого бізнесу та визначає цілі, які сприятимуть розвитку вашого бізнесу. Це також дасть вам можливість залишитися в стороні та переглянути свою ефективність і фактори, що впливають на ваш бізнес.

Бізнес-планування може дати вам:

• більшу здатність постійно вдосконалюватись і передбачати проблеми
• надійна фінансова інформація, на основі якої можна приймати рішення
• покращена чіткість і фокус
• більша впевненість у прийнятті рішень

Що включити у свій річний план Головна мета вашого річного бізнес-плану – визначити стратегію та план дій для вашого бізнесу. Це має включати чітку фінансову картину того, на якому стані ви перебуваєте – і очікуєте, що ви будете стояти – протягом наступного року.

Ваш річний бізнес-план повинен містити:

• план змін, які ви хочете внести у свій бізнес
• можливі зміни на вашому ринку, клієнтах і конкуренції
• Ваші цілі та завдання на рік
• ваші ключові показники ефективності
• будь-які питання чи проблеми
• будь-які операційні зміни
• інформація про ваше керівництво та людей
• ваші фінансові показники та прогнози
• деталі інвестування в бізнес

Бізнес-планування є найефективнішим, коли це безперервний процес. Це дозволяє діяти швидко, якщо це необхідно, а не просто реагувати на події після того, як вони відбулися.

Типовий цикл бізнес-планування

• Перегляньте свою поточну ефективність порівняно з цілями минулого/поточного року.
• Опрацюйте свої можливості та загрози.
• Проаналізуйте свої успіхи та невдачі за минулий рік.
• Подивіться на свої ключові цілі на наступний рік і змініть або відновіть своє довгострокове планування.
• Визначте та уточніть наслідки вашого перегляду щодо ресурсів і сформуйте бюджет.
• Визначте цілі прибутку та збитків і балансу на новий фінансовий рік.
• Складіть план.
• Переглядайте його регулярно, наприклад, щомісяця, шляхом моніторингу ефективності, перегляду прогресу та досягнення цілей.
• Поверніться до 1.

Бюджети та бізнес-планування

Нові власники малого бізнесу можуть вести свій бізнес невимушено і не бачать потреби в бюджеті. Однак, якщо ви плануєте майбутнє свого бізнесу, вам потрібно буде фінансувати свої плани. Бюджетування — це найефективніший спосіб контролювати ваші грошові потоки, що дозволяє інвестувати в нові можливості у відповідний час.

Якщо ваш бізнес розвивається, можливо, ви не завжди зможете мати практичний досвід у кожному його аспекті. Можливо, вам доведеться розподілити свій бюджет між різними сферами, такими як продажі, виробництво, маркетинг тощо. Ви побачите, що гроші починають рухатися у багатьох різних напрямках у вашій організації – бюджети є життєво важливим інструментом, який гарантує, що ви продовжуєте контролювати витрати.

Бюджет – це план:

• контролювати свої фінанси
• переконайтеся, що ви можете продовжувати фінансувати свої поточні зобов’язання
• дозволить вам приймати впевнені фінансові рішення та досягати своїх цілей
• переконайтеся, що у вас достатньо грошей для ваших майбутніх проектів

У ньому вказано, на що ви будете витрачати свої гроші та як ці витрати будуть фінансуватися. Однак це не прогноз. Прогноз — це передбачення майбутнього, тоді як бюджет — це запланований результат майбутнього, визначений вашим планом, якого ваш бізнес хоче досягти.

Переваги бізнес-бюджету

Складання бізнес-бюджету має низку переваг, зокрема можливість:

• ефективно розпоряджайтеся своїми грошима
• виділити відповідні ресурси для проектів
• відстежувати продуктивність
• досягти своїх цілей
• покращити процес прийняття рішень
• визначити проблеми до того, як вони виникнуть, наприклад, потребу в залученні фінансування або труднощі з грошовими потоками
• план на майбутнє
• підвищення мотивації персоналу

Створення бюджету

Створення, моніторинг і управління бюджетом є ключем до успіху бізнесу. Це має допомогти вам розподілити ресурси там, де вони потрібні, щоб ваш бізнес залишався прибутковим і успішним. Це не повинно бути складним. Вам просто потрібно визначити, що ви, ймовірно, заробите та витратите протягом бюджетного періоду.

Почніть із таких запитань:

Який прогнозований обсяг продажів на бюджетний період? Будьте реалістами – якщо ви переоціните, це створить вам проблеми в майбутньому.

Що таке прямі витрати на збут, тобто витрати на матеріали, компоненти чи субпідрядників для виготовлення продукту чи надання послуги?

Що таке постійні або накладні витрати?

Ви повинні розбити постійні витрати та накладні витрати за типом, наприклад:

• вартість приміщень, включаючи оренду, муніципальні податки та плату за послуги
• витрати на персонал – напр. заробітна плата, виплати, премії Квебецького плану батьківського страхування (QPIP), внески до Пенсійного плану Квебеку (QPP) і фінансування Комісії з норм праці (CNT)
• комунальні послуги – напр. опалення, освітлення, телефон
• друк, поштові та канцтовари
• витрати на транспортні засоби
• витрати на обладнання
• реклама та просування
• витрати на проїзд та проживання
• юридичні та професійні витрати, включаючи страхування

Ваш бізнес може мати різні типи витрат, і вам може знадобитися розподілити бюджет за відділами. Не забудьте додати суму, яку ви повинні заплатити самі, і включіть надбавку на податок.

Ваш бізнес-план має допомогти визначити прогнозований обсяг продажів, собівартість продажів, постійні витрати та накладні витрати, тому варто спочатку підготувати його. Перегляньте сторінку цього посібника про планування успіху в бізнесі.

Отримавши цифри доходів і витрат, ви можете визначити, скільки грошей ви заробляєте. Ви можете переглянути витрати та розробити шляхи їх зменшення. Ви можете побачити, чи є у вас проблеми з грошовим потоком, давши собі час, щоб щось з ними зробити.

Коли ви склали бюджет, ви повинні дотримуватися його, наскільки це можливо, але переглядайте та переглядайте його за потреби. Успішні підприємства часто мають постійний бюджет, тому вони постійно складають бюджет, напр. на рік вперед.

Основні етапи складання бюджету

Щоб переконатися, що ваші бюджети та плани максимально реалістичні та корисні, вам слід виконати низку ключових кроків.

• Знайдіть час для складання бюджету

Якщо ви витратите деякий час на створення комплексного та реалістичного бюджету, ним буде легше керувати та, зрештою, ефективніше.

• Використовуйте минулорічні цифри – але лише як орієнтир

Зберіть історичну інформацію про продажі та витрати, якщо вони доступні – це може дати вам гарну інформацію про ймовірні продажі та витрати. Але також важливо враховувати ваші плани продажів, як використовуватимуться ваші ресурси продажів і будь-які зміни в конкурентному середовищі.

• Створюйте реалістичні бюджети

Використовуйте історичну інформацію, свій бізнес-план і будь-які зміни в діяльності чи пріоритетах для бюджету накладних та інших постійних витрат.

Корисно визначити зв’язок між змінними витратами та продажами, а потім використовувати свій прогноз продажів для прогнозування змінних витрат. Наприклад, якщо ваші одиничні витрати зменшуються на 10 відсотків за кожні додаткові 20 відсотків продажів, наскільки зменшаться ваші одиничні витрати, якщо продажі зростуть на 33 відсотки?

Переконайтеся, що ваші бюджети містять достатньо інформації, щоб ви могли легко контролювати ключові чинники вашого бізнесу, такі як продажі, витрати та оборотний капітал. Бухгалтерське програмне забезпечення може допомогти вам керувати своїми рахунками.

Залучайте потрібних людей

Найкраще попросити співробітників, які мають фінансові обов’язки, надати вам приблизні цифри для вашого бюджету – наприклад, цільові обсяги продажів, виробничі витрати або контроль конкретного проекту. Якщо ви зрівняєте їхні оцінки зі своїми власними, ви отримаєте більш реалістичний бюджет. Ця участь також дасть їм більшу відданість виконанню бюджету.

Що повинен покривати ваш бюджет

Вирішіть, скільки бюджетів вам дійсно потрібно. Багато малих підприємств мають один загальний операційний бюджет, який визначає, скільки грошей необхідно для ведення бізнесу протягом наступного періоду – зазвичай на рік. У міру зростання вашого бізнесу ваш загальний операційний бюджет, імовірно, складатиметься з кількох окремих бюджетів, таких як бюджети маркетингу чи продажів.

Що має включати ваш бюджет

Прогнозований грошовий потік – ваш грошовий бюджет прогнозує вашу майбутню грошову позицію щомісяця. Складання бюджету таким чином є життєво важливим для малого бізнесу, оскільки воно може точно визначити будь-які труднощі, які у вас можуть виникнути. Її слід переглядати принаймні щомісяця.

Витрати. Як правило, ваш бізнес матиме три види витрат:

• постійні витрати – такі статті, як орендна плата, зарплата та витрати на фінансування
• змінні витрати – включаючи сировину та понаднормові одноразові капітальні витрати – придбання комп’ютерного обладнання або приміщень, наприклад

Щоб спрогнозувати свої витрати, можна переглянути звіти за минулий рік і зв’язатися зі своїми постачальниками, щоб отримати пропозиції.

Доходи – прогнози продажів або доходів зазвичай базуються на поєднанні вашої історії продажів і вашої ефективності очікуйте, що ваші майбутні зусилля будуть.

Використовуючи свої прогнози продажів і витрат, ви можете підготувати прогнозований прибуток на наступні 12 місяців. Це дозволить вам проаналізувати вашу маржу та інші ключові коефіцієнти, такі як повернення інвестицій.

Використовуйте свій бюджет для вимірювання ефективності

Якщо ви засновуєте свій бюджет на своєму бізнес-плані, ви створите фінансовий план дій. Це може виконувати кілька корисних функцій, особливо якщо ви регулярно переглядаєте свої бюджети як частину свого річного циклу планування.

Ваш бюджет може слугувати:

• показник витрат і доходів, пов’язаних з кожним із ваших видів діяльності
• спосіб надання інформації та підтримки управлінських рішень протягом року
• засіб моніторингу та контролю вашого бізнесу, особливо якщо ви аналізуєте різницю між фактичним і запланованим доходом

Порівняльний аналіз продуктивності

Порівняння вашого бюджету за роками може бути чудовим способом порівняння ефективності вашого бізнесу – ви можете порівняти прогнозовані цифри, наприклад, із попередніми роками, щоб оцінити ефективність.

Ви також можете порівняти свої показники прогнозованої прибутковості та зростання з показниками інших компаній у тому ж секторі чи в різних частинах вашого бізнесу.

Ключові показники ефективності

Щоб підвищити продуктивність вашого бізнесу, вам потрібно розуміти та контролювати ключові «рушійні сили» вашого бізнесу — рушійна сила — це те, що має великий вплив на ваш бізнес. Є багато факторів, які впливають на ефективність кожного бізнесу, тому життєво важливо зосередитися на кількох із них і ретельно контролювати їх.

Три ключові чинники для більшості підприємств:

• продажу
• витрати
• робочий капітал

Будь-які тенденції до проблем з грошовим потоком або падіння прибутковості відображатимуться в цих цифрах, якщо порівнювати їх із вашими бюджетами та прогнозами. Вони можуть допомогти вам виявити проблеми на ранній стадії, якщо їх розраховувати на послідовній основі.

Регулярно переглядайте свій бюджет

Щоб ефективно використовувати свої бюджети, вам доведеться часто переглядати та переглядати їх. Це особливо вірно, якщо ваш бізнес розвивається і ви плануєте рухатися в нові сфери.

Використання оновлених бюджетів дає змогу бути гнучкими, а також дозволяє керувати грошовими потоками та визначати, чого потрібно досягти в наступному бюджетному періоді.

Слід розглянути дві основні сфери

Ваш фактичний дохід – щомісяця порівнюйте ваш фактичний дохід із бюджетом продажів за:

• аналіз причин будь-якого дефіциту – наприклад, нижчі обсяги продажів, постійні ринки, неефективні продукти
• розглядаючи причини особливо високої плинності – наприклад, чи були ваші цілі занадто низькими
• порівняння часу вашого доходу з вашими прогнозами та перевірка їх відповідності

Аналіз цих варіацій допоможе точніше встановити майбутні бюджети, а також дозволить вжити необхідних заходів.

Ваші фактичні витрати – регулярно переглядайте свої фактичні витрати з вашим бюджетом. Це допоможе точніше прогнозувати майбутні витрати. Ти повинен:

• подивіться, як ваші постійні витрати відрізняються від вашого бюджету
• перевірте, чи ваші змінні витрати відповідають вашому бюджету – зазвичай змінні витрати коригуються відповідно до обсягу продажів
• проаналізувати будь-які причини зміни співвідношення між витратами та оборотом
• проаналізуйте будь-які відмінності в термінах ваших витрат, наприклад, перевіривши умови оплати постачальників